Notre politique de protection des données personnelles

Les données collectées et traitements apportés dépendent des besoins pour lesquels elles sont utilisées, en conformité des règles de proportionnalité et minimalisation décrites dans le RGPD. Le responsable du traitement est la société Easylife, 21 Rue commandant Fuzier, 69 003 Lyon.

Vous êtes utilisateur de la conciergerie

Les données collectées sont les suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom et adresse e-mail
  • Ces informations sont nécessaires pour l’accès à l’espace en ligne et au suivi des prestations
  • L’email est utilisé pour vous informer de l’actualité de la conciergerie (fermeture ou ouverture
    exceptionnelle, nouveaux services …)

• Données de contact : N° de téléphone, adresse postale
  • Le numéro de téléphone est indispensable pour pourvoir vous contacter lorsque vous nous confiez l’un de vos biens (ex : auto, pressing, …) ou pour l’utilisation du service de chatbot SMS (selon les sites)
  • L’adresse postale est nécessaire pour assurer les recherches de prestataires intervenant à votre
    domicile

• Données professionnelles : nom du service, de la société, bâtiment …
  • Ces informations sont récoltées à la demande de nos clients, à des fins de statistique uniquement pour mesurer la répartition de l’utilisation de la conciergerie, et ne sont jamais diffusées en détail à
    nos clients

• Données bancaires : IBAN, BIC et titulaire du compte
  • Ces données sont récoltées lorsque l’adhérent souhaite bénéficier de l’offre de prélèvement automatique en fin de mois

• Autres : Documents, photos
  • Dans le cadre des services proposés à la carte, Easylife peut être amenée à recevoir certains documents portant des informations personnelles (ex: devis d’un artisan portant l’adresse de l’utilisateur)
  • Un utilisateur peut également être amené à transmettre une pièce d’identité à son concierge. Dans ce cas, la copie de la pièce n’est conservée que sur accord de l’utilisateur (retrait récurrent de colis par exemple), détruite sinon
  • Dans certains cas, des photos peuvent être collectées (pour les besoin d’un concours photo, ou un module communautaire). Dans le cas d’un concours, les photos gagnantes peuvent être amenées à être diffusées sur le site client. En aucun cas elle ne seront utilisées à d’autres fins.

Vous avez postulé à une offre d’emploi easylife

Les données collectées sont les suivantes :

• Données de contact : vos nom, prénom, email et N° de téléphone
  • Indispensables à tout échange pour le recrutement

• Etat civil et toute autre information concernant votre vie personnelle ou vie professionnelle mentionnée dans votre CV
  • Nécessaires pour établir l’adéquation de votre profil à l’offre à laquelle vous avez postulé

Vous êtes utilisateur de la conciergerie

Les salariés Easylife accèdent à ces données pour les traitements suivants :

• Concierges : pour l’exercice de leur activité
• Responsables d’Opérations Multisites : pour le pilotage opérationnel des conciergeries
• Le service informatique : pour le dépannage des adhérents et des concierges
• Le service marketing : pour le traitement et le support aux opérations commerciales au niveau national
• Le service comptabilité : pour le traitement des opérations de règlement
• Le service formation : pour le support opérationnel aux concierges

Les données sont conservées tant que l’adhérent ne se désinscrit pas du service. Lorsque le client ou l’utilisateur décide de mettre fin à la prestation, les données sont conservées en fonction des obligations légales de conservation des documents commerciaux.

Vous avez postulé à une offre d’emploi easylife

Seul le service RH et le ou la responsable hiérarchique de l’offre pour laquelle vous postulez sont habilités à traiter vos informations. Le service informatique peut occasionnellement y accéder dans le strict besoin d’un support technique au service RH. Vos données sont conservées dans notre base de données de candidats, avec les cas pratiques et compte-rendus d’entretien

Si votre candidature n’est pas retenue, nous nous engageons à supprimer l’ensemble de nos échanges à la fin notre processus de recrutement, et dans un délai maximum de 6 mois après avoir envoyé votre candidature. Si votre candidature ne débouche pas sur une embauche mais que votre profil peut, à l’avenir, correspondre à un autre besoin de l’entreprise, le Groupe Easylife s’engage à conserver les données à caractère personnel
uniquement pendant la durée nécessaire à leur utilisation, et ce dans un délai maximum de 2 ans après l’ouverture du recrutement.

Nous refusons systématiquement la transmission d’informations personnelles de nos adhérents et candidats.

Toutefois, dans le cadre de son activité, il est nécessaire pour Easylife de faire appel à des services externes, qui pour la bonne exécution de leur mission ont besoin d’accéder à ces informations.

Dans ce cas, Easylife ne travaille qu’avec des fournisseurs respectant le RGPD et stockant ses données en France et si nécessaire aux Etats-Unis (N° de téléphone), pays dans lequel le Privacy Shield protège également les données personnelles.

Actuellement nous travaillons avec Brevo (Ex-SendInBlue, société française, envoi d’emails), Payplug (française, recueil du paiement), GDLP (française, recrutement), Obiz (française, offres promotionnelles et réductions), Clara Lockers (française, casiers) et BringMe (belge, casiers).

Hébergement

Le fournisseur homologué actuel est Informatique-On-Line.

Mise au rebus

Les disques durs subissent un formatage de sécurité avant destruction.

Sécurité physique

L’ensemble des données d’Easylife est hébergé au datacenter de SFR Vénissieux par l’entreprise Informatique-On-Line. Les collaborateurs Easylife ont accès aux données via des sessions à distance Windows Serveur 2012. R2 TSE. Le site internet est hébergé sur un serveur Apache dans le même datacenter. Ce datacenter est un espace d’hébergement informatique et réseau sécurisé :

• Immobilier hors zone inondable
• Distribution énergie sécurisée (Groupe électrogène, Batteries)
• Climatisation (redondance N+1)
• Contrôle d’accès (Gardien sur site, lecteurs de badge et sas de protection, vidéo surveillance hors salle)
• Protection Incendie (FM 200, Cloisons coupe-feu)
• Salles équipées en faux planchers, faux plafonds et chemins de câbles

Un descriptif détaillé de la sécurité du site peut être fournie par IOL.

Sécurité logique

Des sauvegardes des données sont effectuées par Informatique-On-Line toutes les nuits. Les 7 dernières sauvegardes, les sauvegardes des 4 derniers Vendredis et les images systèmes des 4 derniers weekends sont conservées par IOL dans le datacenter SFR et dupliquées, cryptées au datacenter IOL Dardilly. Easylife effectue des sauvegardes de la base de données de ses logiciels toutes les nuits et stocke le jour précédent, la semaine précédente et le mois précédent. IOL se charge du monitoring sécurité, des analyses antivirus et de la mise en place du firewall sur les serveurs.

Logs d’utilisation

L’extranet (Espace Conciergerie en Ligne) journalise les connexions, déconnexions, modifications des demandes et modifications des profils utilisateurs. La plupart des informations sont stockées dans des fichiers de logs formatés. Les informations de création et clôture sont directement stockées en base de données.

Droits d’administration

Le référent informatique est le seul autorisé à effectuer des manipulations d’administrations des données.

Chiffrement des transactions entre client et serveur

Un protocole de sécurité sécurisant les informations entre l’ordinateur client et le serveur sera mis en place prochainement. Certificat SSL GlobalSign Domain SSL ou Organisation SSL.

Vous avez postulé à une offre d’emploi easylife

Par le biais de son espace personnel, chaque utilisateur peut consulter l’ensemble des données enregistrées afférentes à son compte. Il peut également en faire la demande par mail à son concierge ou à support(a)easy-life.fr. Le candidat à une offre d’emploi peut en faire à la demande à emploi(a)easy-life.fr.

Droit de rectification

Chaque utilisateur pourra par le biais de son espace personnel corriger lui-même les informations de son compte. Il pourra également demander à son concierge d’effectuer cette correction ainsi qu’au support Easylife, joignable sur l’adresse support(a)easy-life.fr. De même le candidate à une offre d’emploi peut s’adresser à emploi(a)easy-life.fr.

Droit d’effacement

Les données personnelles des adhérents sont conservées plusieurs années après l’inscription (en fonction des obligations légales). Toutefois, si un utilisateur en fait la demande auprès de support(a)easy-life.fr il peut demander la suppression de ces données. Dans ce cas, son historique de demandes sera conservé mais son compte sera anonymisé. Un candidat fera la demande à emploi(a)easy-life.fr et l’ensemble de ses données sera immédiatement supprimé.

A noter que les informations personnelles sont indispensables à la réalisation des prestations Easylife. Aussi, l’effacement de ces données ne pourra se faire qu’après la clôture du compte de l’utilisateur.

Droit à la limitation

Par défaut, Easylife ne collecte que les informations indispensables à la réalisation de ses prestations. En-dehors de cela, Easylife collecte les données qui ponctuellement sont indispensables pour la prestation (âge des enfants pour une babysitter, adresse personnelle pour une recherche d’artisan …). Ces données sont conservées afin de permettre à l’utilisateur de pouvoir réutiliser le même service sans devoir les fournir à nouveau, et seront supprimées immédiatement sur demande au concierge ou à support(a)easy-life.fr.

Droit à la portabilité

Ce cas ne s’applique pas à l’activité d’Easylife. En effet, un salarié peut choisir de ne pas/plus profiter des services de la conciergerie mais le contrat est passé entre son employeur et Easylife, ce qui ne lui permet pas de choisir un autre prestataire de conciergerie.

Toutefois, s’il le souhaite et par simple demande à support(a)easy-life.fr l’utilisateur peut obtenir un export de l’ensemble des données personnelles attachées à son compte.

Droit d’opposition

Tout utilisateur peut demander, soit par le biais de son concierge, soit par son extranet à se désinscrire de la conciergerie, ce qui mettra fin à tout traitement de ses données (sauf l’archivage). S’il souhaite également que les données archivées soient anonymisées il peut en faire la demande à support(a)easy-life.fr.

Il peut également s’opposer à la prospection, c’est-à-dire toute communication réalisée par Easylife en dehors des demandes explicitement initiées par l’utilisateur lui-même.

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision basée sur un traitement automatisé

Easylife n’applique pas de décision basée sur un traitement automatisé des données personnelles de ses adhérents ou candidats.