Notre politique de protection
des données personnelles

Dans le cadre du Règlement Général de Protection des Données (RGPD), adopté en mai 2018 à l’échelle
européenne, le Groupe EASYLIFE s’engage à protéger et à respecter votre vie privée.
La présente Politique de protection des données à caractère personnel décrit vos droits en matière de
confidentialité à l’égard de vos informations personnelles que nous traitons, ainsi que les dispositions que
nous prenons pour protéger votre vie privée.

Quelles sont les données à caractère personnel collectés ?

Les données collectées et traitements apportés dépendent des besoins pour lesquels elles sont utilisées, en
conformité des règles de proportionnalité et minimalisation décrites dans le RGPD.
Le responsable du traitement est la société Easylife, 21 Rue commandant Fuzier, 69 003 Lyon.

VOUS ÊTES UTILISATEUR DE LA CONCIERGERIE

Les données collectées sont les suivantes :
Données d’identification : nom, prénom et adresse e-mail
Ces informations sont nécessaires pour l’accès à l’espace en ligne et au suivi des prestationsL’email est utilisé pour vous informer de l’actualité de la conciergerie (fermeture ou ouverture
exceptionnelle, nouveaux services …)

Données de contact : N° de téléphone, adresse postale
Le numéro de téléphone est indispensable pour pourvoir vous contacter lorsque vous nous confiez
l’un de vos biens (ex : auto, pressing, …) ou pour l’utilisation du service de chatbot SMS (selon les sites)
L’adresse postale est nécessaire pour assurer les recherches de prestataires intervenant à votre
domicile

Données professionnelles : nom du service, de la société, bâtiment …
Ces informations sont récoltées à la demande de nos clients, à des fins de statistique uniquement
pour mesurer la répartition de l’utilisation de la conciergerie, et ne sont jamais diffusées en détail à
nos clients

Données bancaires : IBAN, BIC et titulaire du compte
Ces données sont récoltées lorsque l’adhérent souhaite bénéficier de l’offre de prélèvement
automatique en fin de mois

VOUS ÊTES UTILISATEUR DE LA CONCIERGERIE

Les données collectées sont les suivantes :
Données de contact : vos nom, prénom, email et N° de téléphoneIndispensable à tout échange pour le recrutement

Etat civil et toute autre information concernant votre vie personnelle ou vie professionnelle mentionnée
dans votre CV
Nécessaire pour établir l’adéquation de votre profil à l’offre à laquelle vous avez postulé

Quels sont les traitements appliqués à mes données
personnelles ?

VOUS ÊTES UTILISATEUR DE LA CONCIERGERIE

Les salariés Easylife accèdent à ces données pour les traitements suivants :
Concierges : pour l’exercice de leur activitéResponsables d’Opérations Multisites : pour le pilotage opérationnel des conciergeriesLe service informatique : pour le dépannage des adhérents et des conciergesLe service marketing : pour le traitement et le support aux opérations commerciales au niveau nationalLe service comptabilité : pour le traitement des opérations de règlementLe service formation : pour le support opérationnel aux concierges

Les données sont conservées tant que l’adhérent ne se désinscrit pas du service.
Lorsque le client ou l’utilisateur décide de mettre fin à la prestation, les données sont conservées en fonction
des obligations légales de conservation des documents commerciaux.

VOUS AVEZ POSTULÉ À UNE OFFRE D’EMPLOI EASYLIFE

Seul le service RH et le ou la responsable hiérarchique de l’offre pour laquelle vous postulez sont habilités à
traiter vos informations.

Le service informatique peut occasionnellement y accéder dans le strict besoin d’un support technique au
service RH.

Vos données sont conservées dans notre base de données de candidats, avec les cas pratiques et compte-rendus d’entretien

Si votre candidature n’est pas retenue, nous nous engageons à supprimer l’ensemble de nos échanges à la fin
notre processus de recrutement, et dans un délai maximum de 6 mois après avoir envoyé votre candidature.
Si votre candidature ne débouche pas sur une embauche mais que votre profil peut, à l’avenir, correspondre
à un autre besoin de l’entreprise, le Groupe Easylife s’engage à conserver les données à caractère personnel
uniquement pendant la durée nécessaire à leur utilisation, et ce dans un délai maximum de 2 ans après
l’ouverture du recrutement

A qui sont transmises mes données personnelles ?

Nous refusons systématiquement la transmission d’informations personnelles de nos adhérents et candidats.
Toutefois, dans le cadre de son activité, il est nécessaire pour Easylife de faire appel à des services externes, qui
pour la bonne exécution de leur mission ont besoin d’accéder à ces informations.
Dans ce cas, Easylife ne travaille qu’avec des fournisseurs respectant le RGPD et stockant ses données en
France et parfois aux Etats-Unis (N° de téléphone), pays dans lequel le Privacy Shield protège également les
données personnelles.
Actuellement nous travaillons avec SendInBlue (société française, envoi d’emails), Payplug (française, recueil
du paiement), Nexmo (américaine, Envoi de SMS), Twilio (américaine, envoi de SMS), GDLP (française,
recrutement), Airtable (américaine, commande de certains services).

Comment protégez-vous mes données personnelles ?

Fourniture de matériel
Le fournisseur homologué actuel est Informatique-On-Line.
Mise au rebus
Les disques durs subissent un formatage de sécurité avant destruction.

Sécurité physique
L’ensemble des données d’Easylife est hébergé au datacenter de SFR Vénissieux par l’entreprise Informatique-On-Line. Les collaborateurs Easylife ont accès aux données via des sessions à distance Windows Serveur 2012.
R2 TSE. Le site internet est hébergé sur un serveur Apache dans le même datacenter. Ce datacenter est un
espace d’hébergement informatique et réseau sécurisé :
Immobilier hors zone inondable. Distribution énergie sécurisée (Groupe électrogène, Batteries). Climatisation (redondance N+1). Contrôle d’accès (Gardien sur site, lecteurs de badge et sas de protection, vidéo surveillance hors
salle).
Protection Incendie (FM 200, Cloisons coupe-feu). Salles équipées en faux planchers, faux plafonds et chemins de câbles.
Un descriptif détaillé de la sécurité du site peut être fournie par IOL.

Sécurité logique
Des sauvegardes des données sont effectuées par Informatique-On-Line toutes les nuits. Les 7 dernières
sauvegardes, les sauvegardes des 4 derniers Vendredis et les images systèmes des 4 derniers weekends sont
conservées par IOL dans le datacenter SFR et dupliquées, cryptées au datacenter IOL Dardilly.
Easylife effectue des sauvegardes de la base de données de ses logiciels toutes les nuits et stocke le jour
précédent, la semaine précédente et le mois précédent.
IOL se charge du monitoring sécurité, des analyses antivirus et de la mise en place du firewall sur les serveurs.
Logs d’utilisation
L’extranet (Espace Conciergerie en Ligne) journalise les connexions, déconnexions, modifications des
demandes et modifications des profils utilisateurs. La plupart des informations sont stockées dans des fichiers
de logs formatés. Les informations de création et clôture sont directement stockées en base de données.
Droits d’administration
Le référent informatique est le seul autorisé à effectuer des manipulations d’administrations des données.
Chiffrement des transactions entre client et serveur
Un protocole de sécurité sécurisant les informations entre l’ordinateur client et le serveur sera mis en place
prochainement. Certificat SSL GlobalSign Domain SSL ou Organisation SSL.

Quels sont mes droits relatifs à mes données personnelles ?

VOUS AVEZ POSTULÉ À UNE OFFRE D’EMPLOI EASYLIFE

Par le biais de son espace personnel, chaque utilisateur peut consulter l’ensemble des données enregistrées
afférentes à son compte.
Il peut également en faire la demande par mail à son concierge ou à support(a)easy-life.fr.
Le candidat à une offre d’emploi peut en faire à la demande à emploi(a)easy-life.fr.

DROIT DE RECTIFICATION

Chaque utilisateur pourra par le biais de son espace personnel corriger lui-même les informations de son
compte. Il pourra également demander à son concierge d’effectuer cette correction ainsi qu’au support
Easylife, joignable sur l’adresse support(a)easy-life.fr.
De même le candidate à une offre d’emploi peut s’adresser à emploi(a)easy-life.fr.

DROIT D’EFFACEMENT

Les données personnelles des adhérents sont conservées plusieurs années après l’inscription (en fonction
des obligations légales). Toutefois, si un utilisateur en fait la demande auprès de support(a)easy-life.fr il peut
demander la suppression de ces données.
Dans ce cas, son historique de demandes sera conservé mais son compte sera anonymisé.
Un candidat fera la demande à emploi(a)easy-life.fr et l’ensemble de ses données sera immédiatement
supprimé.
A noter que les informations personnelles sont indispensables à la réalisation des prestations Easylife. Aussi,
l’effacement de ces données ne pourra se faire qu’après la clôture du compte de l’utilisateur.
Le chatbot Lifee enregistre le N° de téléphone de la personne et l’associe à un utilisateur. Easylife n’a pas accès
à cette donnée. Toutefois, il est prévu que si l’utilisateur envoie « raz » au chatbot, celui-ci efface l’identifiant
utilisateur associé au numéro.

DROIT À LA LIMITATION

Par défaut, Easylife ne collecte que les informations indispensables à la réalisation de ses prestations.
En-dehors de cela, Easylife collecte les données qui ponctuellement sont indispensables pour la prestation
(âge des enfants pour une babysitter, adresse personnelle pour une recherche d’artisan …). Ces données sont
conservées afin de permettre à l’utilisateur de pouvoir réutiliser le même service sans devoir les fournir à
nouveau, et seront supprimées immédiatement sur demande au concierge ou à support(a)easy-life.fr.

DROIT À LA PORTABILITÉ

Ce cas ne s’applique pas à l’activité d’Easylife. En effet, un salarié peut choisir de ne pas/plus profiter des
services de la conciergerie mais le contrat est passé entre son employeur et Easylife, ce qui ne lui permet pas
de choisir un autre prestataire de conciergerie.
Toutefois, s’il le souhaite et par simple demande à support(a)easy-life.fr l’utilisateur peut obtenir un export de
l’ensemble des données personnelles attachées à son compte.

DROIT D’OPPOSITION

Tout utilisateur peut demander, soit par le biais de son concierge, soit par son extranet à se désinscrire de la
conciergerie, ce qui mettra fin à tout traitement de ses données (sauf l’archivage).
S’il souhaite également que les données archivées soient anonymisées il peut en faire la demande à support(a)
easy-life.fr.
Il peut également s’opposer à la prospection, c’est-à-dire toute communication réalisée par Easylife en dehors
des demandes explicitement initiées par l’utilisateur lui-même.

DROIT DE NE PAS FAIRE L’OBJET D’UNE DÉCISION BASÉE SUR UN TRAITEMENT AUTOMATISÉ

Toutes les prestations sont réalisées par des humains à l’exception de :
L’envoi d’emails d’informations par le service marketing, qui sont adaptés en fonction du site auquel
est attaché l’utilisateur ; l’utilisateur peut se désabonner de ces communications

Le chatbot Lifee, qui adapte ses réponses en fonction des échanges et données de l’utilisateur ;
l’utilisateur peut profiter de l’intégralité des services d’Easylife sans avoir recours à cet automate qui
ne recevra alors aucune donnée personnelle.